Het verschil tussen intern en extern systeembeheer zit in wie je IT-infrastructuur beheert en onderhoudt. Intern systeembeheer betekent dat je eigen IT-medewerkers alle servers, netwerken en systemen beheren vanuit je organisatie. Extern systeembeheer houdt in dat je deze taken uitbesteedt aan een gespecialiseerde IT-partner die op afstand of ter plaatse ondersteuning biedt. De keuze hangt af van je organisatiegrootte, budget, IT-complexiteit en gewenste controle over je systemen.
Wat houdt intern systeembeheer precies in?
Intern systeembeheer betekent dat je eigen IT-medewerkers alle technische systemen van je organisatie beheren en onderhouden. Je hebt directe controle over processen, beslissingen en uitvoering van alle IT-gerelateerde taken binnen je bedrijf.
Bij intern systeembeheer nemen je eigen specialisten alle verantwoordelijkheden op zich. Ze installeren software, beheren servers, onderhouden netwerken, lossen storingen op en zorgen voor back-ups. Deze medewerkers kennen je organisatie van binnen en buiten, wat betekent dat ze snel kunnen schakelen bij problemen.
De grootste voordelen zijn directe beschikbaarheid en volledige controle. Je IT-team zit in hetzelfde gebouw, spreekt dezelfde taal en begrijpt precies hoe jullie werken. Bij acute problemen kunnen ze meteen ter plaatse zijn. Je houdt alle kennis en expertise binnen de organisatie.
De nadelen zijn vooral financieel en praktisch. Je betaalt volledige salarissen, opleidingskosten, ziekteverzuim en vakantiegeld. Daarnaast is het moeilijk om alle benodigde expertise in huis te hebben. Een kleine IT-afdeling kan niet specialist zijn in alles, van cybersecurity tot cloudmigratie.
Hoe werkt extern systeembeheer in de praktijk?
Extern systeembeheer betekent dat een gespecialiseerde IT-partner je systemen beheert via remote monitoring, vaste serviceafspraken en ondersteuning op afroep. Je besteedt technische taken uit aan experts die meerdere organisaties bedienen.
In de praktijk monitort de externe partner je systemen continu vanaf hun eigen locatie. Ze zien problemen vaak eerder dan jij en kunnen veel issues oplossen voordat je er last van hebt. Voor complexere zaken komen ze ter plaatse of werken ze via remote toegang aan je systemen.
Je werkt met duidelijke servicelevels die vastleggen welke responstijden en beschikbaarheid je kunt verwachten. Denk aan reactietijden van vier uur voor kritieke storingen of 99,5% uptime garanties. Deze afspraken staan in je contract en geven duidelijkheid over wat je mag verwachten.
Het grote voordeel is toegang tot brede expertise zonder de volledige kosten. Een externe partner heeft specialisten voor verschillende vakgebieden in dienst. Je profiteert van hun kennis van de nieuwste technologieën en best practices zonder iedereen zelf in dienst te hoeven nemen.
Het nadeel is dat je afhankelijk bent van een externe partij. Je moet vertrouwen hebben in hun werkwijze en bent gebonden aan hun planning. Bij zeer specifieke wensen of acute noden ben je soms minder flexibel dan met een eigen team.
Welke kosten zijn er verbonden aan beide vormen van systeembeheer?
Intern systeembeheer kost je vaste salarissen, opleidingen en infrastructuur, terwijl extern systeembeheer werkt met servicecontracten en variabele kosten per gebruiker of systeem. De totale kosten verschillen sterk per organisatiegrootte.
Voor intern systeembeheer reken je op jaarsalarissen tussen de €45.000 en €75.000 per IT-medewerker, plus 30% werkgeverslasten. Daarbovenop komen opleidingskosten, certificeringen, tools en licenties. Een kleine IT-afdeling van drie mensen kost je al snel €250.000 tot €300.000 per jaar.
Extern systeembeheer werkt meestal met maandelijkse bedragen per werkplek of gebruiker. Denk aan €50 tot €150 per werkplek per maand, afhankelijk van het serviceniveau. Voor 50 werkplekken betaal je tussen de €2.500 en €7.500 per maand, oftewel €30.000 tot €90.000 per jaar.
Bij kleine organisaties (tot 50 werkplekken) is extern systeembeheer meestal voordeliger. Je hebt toegang tot expertise die je zelf niet kunt betalen. Vanaf 100 werkplekken kan intern systeembeheer interessanter worden, vooral als je complexe, bedrijfskritieke systemen hebt die constante aandacht vereisen.
Vergeet niet de verborgen kosten mee te rekenen. Bij intern beheer komen daar ziektevervanging, vakanties en kennisveroudering bij. Bij extern beheer kunnen extra kosten ontstaan voor wijzigingen buiten het contract of spoedklussen.
Hoe kies je tussen intern en extern systeembeheer?
De keuze hangt af van je organisatiegrootte, IT-complexiteit, beschikbaar budget en groeiplannen. Organisaties onder de 100 werkplekken kiezen meestal voor extern systeembeheer, terwijl grotere bedrijven met specifieke eisen vaak voor intern of een hybride model gaan.
Kijk naar je huidige situatie en toekomstplannen. Heb je minder dan 50 medewerkers? Dan is extern systeembeheer waarschijnlijk de beste keuze. Je krijgt professionele ondersteuning tegen lagere kosten dan een eigen IT-afdeling. Bij 50 tot 100 medewerkers wordt het interessant om beide opties door te rekenen.
Beoordeel ook je IT-complexiteit. Gebruik je standaardsoftware zoals Microsoft 365 en heb je een relatief eenvoudige infrastructuur? Dan kan een externe partner je prima ondersteunen. Heb je maatwerksoftware, complexe productieomgevingen of zeer specifieke beveiligingseisen? Dan kan intern expertise noodzakelijk zijn.
Denk aan je groeiplannen. Ga je de komende jaren flink groeien? Extern systeembeheer schaalt makkelijk mee. Wil je juist meer controle en specialisatie? Dan kan investeren in eigen personeel verstandig zijn. Veel organisaties kiezen voor een hybride model: eigen IT-coördinator plus externe ondersteuning voor specialistische taken.
Test je keuze door te kijken naar bedrijfskritieke momenten. Kun je het je veroorloven om afhankelijk te zijn van externe hulp bij storingen? Of heb je systemen die zo belangrijk zijn dat je altijd eigen mensen beschikbaar wilt hebben?
Waarom kiezen organisaties voor een externe IT-partner zoals HET IT?
Organisaties kiezen voor externe IT-partners omdat ze toegang krijgen tot brede expertise, 24/7 ondersteuning en bewezen ervaring tegen lagere kosten dan een volledige interne IT-afdeling. Ze kunnen zich focussen op hun kernactiviteiten terwijl specialisten hun IT-infrastructuur optimaal laten functioneren.
Wij brengen meer dan 25 jaar ervaring mee in het ondersteunen van middelgrote tot grote organisaties. Ons team heeft alle expertise in huis die je nodig hebt: van werkplekbeheer tot complexe datacenteroplossingen. Je krijgt niet één specialist, maar toegang tot ons volledige team van consultants en engineers.
Onze 24/7 support met 4-uur on-site service betekent dat je altijd kunt rekenen op snelle hulp. We monitoren je systemen proactief en lossen veel problemen op voordat je er last van hebt. Bij acute storingen zijn we er snel, zodat je bedrijf gewoon door kan werken.
Door onze partnerships met A-merken zoals Lenovo, HPE, Dell Technologies, Cisco en Fortinet krijg je toegang tot de beste technologieën tegen scherpe prijzen. We kennen deze systemen door en door en kunnen je adviseren over de beste oplossingen voor jouw situatie.
Wat ons onderscheidt is onze persoonlijke aanpak. Je krijgt vaste contactpersonen die je organisatie leren kennen en meedenken over je IT-strategie. We fungeren als verlengstuk van je team, niet als een onpersoonlijke leverancier op afstand.
Wil je weten hoe wij jouw IT-uitdagingen kunnen oplossen? Bekijk onze volledige dienstverlening of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over je IT-behoeften.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het om over te stappen van intern naar extern systeembeheer?
Een overstap duurt gemiddeld 2-4 maanden, afhankelijk van de complexiteit van je IT-infrastructuur. De externe partner heeft tijd nodig om je systemen te inventariseren, monitoring in te stellen en processen over te nemen. Plan deze overgang zorgvuldig en houd je interne IT-team beschikbaar tijdens de transitieperiode.
Wat gebeurt er met mijn huidige IT-medewerkers als ik kies voor extern systeembeheer?
Je kunt je IT-medewerkers herpositioneren naar meer strategische rollen zoals IT-coördinatie, projectmanagement of business analyse. Sommige externe partners bieden ook de mogelijkheid om je huidige personeel over te nemen. Bespreek deze mogelijkheden vroeg in het proces om een goede overgang te waarborgen.
Hoe behoud ik controle over mijn IT-systemen bij extern systeembeheer?
Leg duidelijke servicelevels, rapportageafspraken en escalatieprocedures vast in je contract. Vraag om maandelijkse rapportages, dashboard-toegang en regelmatige overlegmomenten. Behoud altijd eigenaarschap van je data en systemen, en zorg voor duidelijke afspraken over wijzigingen en updates.
Wat zijn de grootste risico's van extern systeembeheer en hoe minimaliseer ik deze?
De hoofdrisico's zijn vendor lock-in, kennisverliezen en afhankelijkheid. Minimaliseer deze door contracten met opzegtermijnen af te sluiten, documentatie van je systemen bij te houden en een interne IT-coördinator aan te stellen die de samenwerking bewaakt en basiskennis behoudt.
Kan ik extern systeembeheer combineren met eigen IT-personeel?
Ja, een hybride model is vaak de beste oplossing. Houd bijvoorbeeld een IT-manager of coördinator intern voor strategische beslissingen en dagelijkse aansturing, terwijl je technische taken uitbesteedt. Dit geeft je het beste van beide werelden: controle én toegang tot specialistische expertise.
Hoe zit het met gegevensbescherming en compliance bij extern systeembeheer?
Zorg dat je externe partner AVG-compliant werkt en alle relevante certificeringen heeft (ISO 27001, NEN 7510). Maak duidelijke afspraken over data-eigenaarschap, toegangsrechten en incidentafhandeling. Laat je partner een verwerkersovereenkomst tekenen en controleer regelmatig hun beveiligingsmaatregelen.
Wat moet ik doen als ik ontevreden ben over mijn externe IT-partner?
Start met een escalatiegesprek volgens de contractuele procedures en documenteer alle problemen. Als verbetering uitblijft, activeer je opzegtermijn en zoek een nieuwe partner. Zorg altijd dat je toegang houdt tot je systemen en data, en plan een zorgvuldige overgang naar een nieuwe leverancier of terug naar intern beheer.